バーチャルオフィスは経費にできる？勘定科目と一年払いの注意点

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「バーチャルオフィスの月額は経費にできる？」
「勘定科目は地代家賃？それとも支払手数料？」

結論から言うと、事業のために使うバーチャルオフィスの費用は、一般的に経費にできます。迷いやすいのは「経費になるかどうか」ではありません。

つまずきやすいのは、「いつの経費にするか」と「どの費目に入れるか」です。バーチャルオフィスは1年分の前払いが多く、入会金・デポジット・郵便の送料など、性質の違う支払いが混ざります。全部を同じ科目にまとめて入れると、決算のときに整理し直すことになりがちです。

• バーチャルオフィスの費用でよく使われる勘定科目
• 1年分をまとめて払ったときの考え方（前払いの扱い）
• 入会金・デポジット・送料・会議室代の分け方
• 核心：支払いを「5つの中身」に分けてから記帳する

※本記事は一般的な会計・税務の考え方と各社の公表情報をもとに、編集部の方針で整理したものです。個別の処理や税額は、事業の状況・決算月・会計方針によって変わります。実際の処理は、税理士または税務署にご確認ください。料金・サービス内容は変更される場合があるため、最新情報は各社の公式サイトでご確認ください。

結論｜バーチャルオフィスの費用は経費にできる。迷うのは「時期」と「費目」

先に全体像をまとめます。バーチャルオフィスに払うお金は、中身ごとに扱いが違います。よく使われる勘定科目の例は、次のとおりです。

勘定科目には、法律で決まった正解があるわけではありません。大切なのは、一度決めた科目を毎年同じように使い続けることです。年によって科目が変わると、費用の推移が追いにくくなり、説明を求められたときにも困ります。

もう1つ大切なのが、記帳の手間です。月額が安くても、送料やオプションの請求がばらばらに届くと、記帳の回数は増えます。レゾナンスは、法人登記に使える住所のみのコースが一年払い×月1回転送で月額990円（入会金5,500円）からあり、送料は契約時に預けるデポジットから差し引かれる仕組みです。年間の費用を抑えつつ、支払いの中身を「年1回の利用料」と「送料」に分けて把握しやすいのが、経費の管理を気にする人に向いている理由です。

バーチャルオフィスの勘定科目はどれ？｜よく使われる4つ

バーチャルオフィスの基本料金は、次の4つのどれかで処理されることが多いです。どれを選んでも、事業の費用であることに変わりはありません。

どの科目を選ぶかで、支払う税金の額が大きく変わることは通常ありません。迷ったら、会計ソフトや顧問の税理士と相談して1つに決め、毎年それを使うのがいちばん確実です。

そもそもバーチャルオフィスが何を借りるサービスなのかは、バーチャルオフィスとは？ で仕組みから解説しています。

【核心】一年払いは「いつの経費か」に注意｜前払いの考え方

ここがこの記事でいちばん伝えたいポイントです。バーチャルオフィスは、1年分の料金をまとめて前払いする契約が多いため、「払った年の経費にしてよいのか」が問題になります。

たとえば、決算月が12月の人が10月に1年分を払った場合、その1年分のうち、翌年1〜9月分は「まだ使っていない期間の料金」です。原則としては、使った期間に応じて、今年の経費と来年の経費に分ける考え方になります。来年分は、いったん「前払費用」として資産に計上します。

一方で、一定の条件を満たす場合は、支払った年の経費にまとめて計上できる取り扱いもあります（いわゆる短期前払費用）。主な条件として挙げられるのは、次のような点です。

• 契約に従って、同じ内容のサービスを継続して受けるための支払いであること
• 支払った日から1年以内に提供を受けるサービスの分であること
• 毎年同じ方法（支払った年の経費にする方法）で処理し続けること

この取り扱いを使えるかどうかは、契約の内容や事業の状況によって判断が変わります。適用できるか、どちらの方法で処理するかは、税理士または税務署に確認してから決めてください。どちらの方法でも、毎年同じやり方を続けることが前提です。

契約の更新月と決算月がずれているほど、この違いの影響は大きくなります。契約する月を決算月の直後にそろえておくと、毎年の処理を考えやすくなります。

入会金・デポジット・送料はどう分ける？｜混ぜると決算で困る3つ

月額以外の支払いは、性質がそれぞれ違います。とくに次の3つは、月額と同じ科目にまとめて入れないように気をつけましょう。

郵便の転送料金がどのくらいかかるのかは、バーチャルオフィスの郵便物転送のしくみと費用 で解説しています。会議室を使う場合の料金の目安は バーチャルオフィスの会議室は使える？、電話番号のオプションは バーチャルオフィスの電話番号サービスとは？ を参考にしてください。

仕訳の例｜一年払い・入会金・デポジットを払ったとき

具体的なイメージを持つために、レゾナンスの一年払い×月1回転送プランを例に、支払いの中身を分けてみます。金額は公式の料金表をもとにした例で、デポジットの額は契約時に設定します。

※金額は2026年10月時点で公式サイトで確認した内容です。料金は変更される場合があるため、最新情報は公式サイトでご確認ください。勘定科目は一例で、実際の処理は税理士にご確認ください。

このように、1回の支払いでも、中身は「経費になるもの」と「まだ経費ではないもの」に分かれます。請求書や領収書を受け取ったら、まず中身ごとに金額を書き出してから記帳すると、決算のときに整理し直す手間が減ります。

当サイトで比較している2社の、経費の管理に関わる項目をまとめました。

※2026年10月時点で確認した内容です。料金・サービス内容は変更される場合があるため、最新情報は各社の公式サイトでご確認ください。

月1回転送の1年目だけは、GMOの新規契約特典とレゾナンスの入会金の関係で、GMOのほうが低くなります。2年目以降も含めて年間の経費を抑えたいならレゾナンス、全国23拠点から住所を選びたい・転送の頻度を細かく選びたいならGMOオフィスサポートが候補になります。

料金・郵便対応・拠点まで含めて2社を比べたい方は、GMOオフィスサポートとレゾナンスの徹底比較 をご覧ください。ほかのサービスも含めて年間の総額で比べたい方は、格安バーチャルオフィスおすすめ比較 が参考になります。

個人事業主・法人で気をつけたいこと｜自宅家賃・消費税・書類

経費の処理は、個人事業主か法人かで気をつける点が少し変わります。代表的な3つを押さえておきましょう。

個人事業主は、自宅の家賃との関係を整理する：バーチャルオフィスを契約しても、実際の作業を自宅でしているなら、自宅の家賃や光熱費の一部を経費にできる場合があります（家事按分）。ただし、事業に使っている割合は、実態にもとづいて説明できる必要があります。割合の決め方は、税務署や税理士に確認してください。開業届の住所の考え方は 個人事業主のバーチャルオフィス活用 で、副業での使い方は 副業でバーチャルオフィスを使う で解説しています。

消費税の申告をする人は、インボイスを確認する：課税事業者で、支払った消費税を差し引く（仕入税額控除）場合は、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。契約するサービスがインボイスを発行しているか、請求書や領収書をどこから受け取れるか（マイページ・メールなど）を、契約前に確認しておくと安心です。

法人は、契約の名義と支払いの名義をそろえる：法人の経費にするなら、契約も支払いも法人の名義で行うのが基本です。設立前に個人名義で契約した場合は、法人の設立後に名義をどう扱うか、サービスの手続きと会計処理の両方を確認してください。小さな法人の経費の考え方は マイクロ法人とバーチャルオフィス で、法人口座の準備は バーチャルオフィスでも法人口座は開設できる？ で整理しています。

解約や乗り換えをするときは、前払いした利用料の返金の有無も経費の処理に関わります。解約時の注意点は バーチャルオフィスの解約 を、契約前に知っておきたい弱点は バーチャルオフィスのデメリットとは？ をご覧ください。

よくある質問